Estrategia en eficiencia operativa

La eficiencia operativa mejora sustancialmente la cuenta de resultados. Además, proporciona ser más competitivo y mantener la posición a largo plazo, protegida por una metodología y una cultura.

BENEFICIO = CANTIDAD X (PRECIO – COSTE DIRECTO) – GASTOS GENERALES

¿Por qué la estrategia en eficiencia operativa?

Superado el momento del nacimiento, la empresa evoluciona con un posicionamiento de producto.
La empresa era pequeña o mediana, los medios y los edificios eran austeros.
Todo era eficiente y estaba bajo control.
- El número de referencias era razonable y manejable.
- Había muy pocos directivos.
- Y la competencia no era feroz.

Evolución hasta la situación actual

La empresa creció, en todos los sentidos:
- Más referencias de producto.
- Más directivos.
- Más comerciales.
- Espacios de producción más grandes.
Pero el crecimiento de los recursos dedicados es mayor que el crecimiento de los ingresos, de manera que el margen neto porcentual ha caído significativamente.

Se podría decir que, por hora dedicada, cada vez se genera menos valor añadido (para ampliar información acerca del parámetro valor añadido, accede al Diagnóstico de efectos). ¿Por qué?
- Porque la empresa creció, sí, pero sin un modelo que mantuviera el nivel de eficiencia y productividad. Esa productividad era lo que dio a la empresa una posición competitiva y sus directores lo han obviado durante el proceso de crecimiento.
- Como resultado, la empresa se ha llenado de ineficiencias que resumiremos a continuación:
  - No hay métodos ni políticas para la gestión de tantas referencias:
    - Los precios de venta no son coherentes con el esfuerzo.
    - Se mezclan productos estándar y especiales en un mismo proceso y bajo unos compromisos casi iguales.
  - Baja productividad directiva.
  - Procesos físicos y de proceso de la información ineficientes.
  - Elevado índice de incidencias e interrupciones.
¿Y por qué pasó lo anterior? Porque, los directivos se olvidaron de las operaciones, de los detalles, de la importancia de hacer las cosas bien en cada paso. Surgieron modas empresariales que les llevaron a poner el foco en cosas “más importantes”. Las escuelas de negocios y los MBA no enseñan a los directivos a “ensuciarse las manos en una fábrica”. De hecho, la mayoría reniegan de que la empresa tenga una, lo consideran un estorbo, creen que la empresa solo debería diseñar, comprar y vender. ¿Tan difícil es visualizar dónde se crea el valor?

Necesidad y propuesta de solución

La estrategia se centrará en revertir la situación de esta ecuación y se hará actuando sobre cada uno de los términos de la misma. Lo anterior resulta obvio, lo que no es tan obvio es cómo hacerlo.
Para mejorar la competitividad se diseña e implementa una estrategia en eficiencia operativa. Las distintas actuaciones dependerán de la situación inicial de la empresa. Con mayor o menor peso serán las siguientes:

Aumentar la cantidad de las ventas.

Mejorar los procesos comerciales para aumentar la productividad comercial.
Aumentar la capacidad de producción de los procesos físicos y de la información nos dará la oportunidad de vender más.

Asignar precios coherentes con el esfuerzo y aumentarlos.

Hacer un análisis de costes:
- Los gastos generales no se pueden imputar como un porcentaje constante a cada producto. De hecho, esta es una de las fuentes de error más importantes.
- Se crearán criterios de imputación de gastos generales para cada familia de producto y categorización.
- Se tendrá en cuenta el tamaño del lote.
- Y se crearán políticas de precios y márgenes para el equipo comercial, de manera que no tengan dudas y aumenten su productividad.
- Como consecuencia:
  - La empresa pasa a tener control sobre el margen neto.
  - Y, fruto del conocimiento de las causas de los costes, se tomarán mejores decisiones.

Reducir el coste directo (mejorar procesos físicos y de la información).

Reducir los plazos y tiempos de espera de materiales e información.
Reducir los inventarios en curso y de producto terminado.
Mejorar los métodos de trabajo a partir de la economía de movimientos.
Mejorar los métodos de trabajo del procesamiento de la información o tareas administrativas.
Investigación acerca de las fuentes de error y aplicación de medidas preventivas en dichas fuentes: aseguramiento de la calidad.
Reducir el nivel de incidencias.
Aumentar la capacidad de producción con los mismos recursos.
Crear procesos diferentes y asumir compromisos diferentes para producto especial y estándar.

Reducir los gastos generales.

Crear un modelo de dirección que favorezca la productividad de los directivos; mejorar las condiciones del sistema:
- La organización basada en la información: dar acceso a la información y al conocimiento a los niveles más bajos de la empresa. De esta manera, las personas podrán tomar decisiones y desarrollar su trabajo con criterio y autonomía.
- Diseñar un organigrama a partir de criterios de eficiencia.
- Establecer políticas para la mejora de la coordinación entre departamentos.
Formar a los directivos y mandos intermedios y facilitar herramientas para su desempeño:
- Formar y entrenar en habilidades y liderazgo a directivos.
- Formar y entrenar a mandos intermedios en anticipar, supervisar y corregir.
- Talleres de mejora continua.
- Gestión del tiempo para directivos.

Análisis de rentabilidad de referencias y clientes.

Para todas las actuaciones se procederá a la estandarización de los procesos clave, de esta manera el modelo será robusto y duradero, es más, podrá aplicarse sobre el mismo la mejora continua.