Repercusión de los procesos de negocio en producción

Los procesos de negocio son los grandes olvidados a pesar de que son la columna vertebral que sustenta a todas las empresas. Una mala gestión de un proceso (ej. entrega producto o servicio) puede suponer la pérdida de un cliente, un daño irreparable. La parte positiva es que los procesos de negocio pueden optimizarse, automatizarse e integrarse con todos los participantes en la cadena de valor de tu producto o servicio.

INTRODUCCIÓN

Este es el testimonio de uno de nuestros clientes, un empresario de la industria manufacturera que ha centrado todos sus esfuerzos personales y económicos en comprar robots y máquinas de última generación para incrementar su producción. Nunca se había preocupado de los procesos de negocio y administrativos. Cuando se fijan unos objetivos, la dirección es responsable de aportar las herramientas necesarias para su consecución.

¿Por qué?

Porque se dedica a la producción de bienes compuestos de una materia prima tirada de precio. Hasta hoy, por muy torpes que fueran fabricando, siempre obtenían beneficios.

¿Qué está pasando?

La prioridad es fabricar, fabricar y fabricar… que es lo que genera ingresos (ojo, que no beneficios).

¿Por qué no se obtienen beneficios?

El gerente de la empresa preguntó a fábrica el motivo por el que se retrasa la entrega de los pedidos y por el que no se está produciendo lo esperado. La respuesta de fábrica es clara:

«Desde administración no nos llegan órdenes de producción y cuando llegan, nos obligan a cambiar la maquinaria varias veces durante el turno. Estamos el 70% del tiempo parados por unos motivos u otros».

Al gerente le saltaron todas las alarmas, acaba de darse cuenta de que el problema no lo tiene en fábrica, lo tiene en los procesos de negocio. De nada le sirve tener robots y maquinaria que puede producir 500 piezas al minuto si se emiten los pedidos a fábrica sin seguir un orden o tarde. El gerente entra en shock. Miles y miles de euros invertidos en maquinaria y el problema está en los procesos de negocio clave que no solo le hace perder dinero por falta de producción y por pérdida de clientes, si no que su inversión en maquinaria carece de sentido.

PROBLEMÁTICA

Administración no realiza las tareas a tiempo porque los proveedores y los clientes no les entregan la información completa. Para conseguir la información faltante tienen que realizar muchas llamadas e intercambiar decenas de mails con clientes y proveedores (Reprocesos y retrasos).
Los pedidos son lanzados a fábrica sin la totalidad de las especificaciones necesarias para producir. Esta dinámica genera una cola de pedidos e interrupciones que frena la producción hasta que se consigue la información completa (Interrupciones y retrabajos).
Administración y oficina técnica no siguen una estrategia de planificación de producción alineada con las necesidades y requerimientos del departamento de producción. Generan cambios de maquinaría de forma ineficiente (Aumentan las interrupciones y el Lead Time).
El departamento Administrativo y oficina técnica son una caja negra, nadie sabe lo que hacen ni cómo lo hacen. El error más común es asumir los indirectos como un coste fijo que se incrementa exponencialmente año tras año con la incorporación de personal (Dependencia, falta de gobierno).

ANÁLISIS DEL PROBLEMA

No se dispone de hojas de pedidos estándar. Cada cliente aporta la información que cree oportuna. En el 90% de los casos, la información recibida es insuficiente para lanzar el pedido a producción.
Administración y Producción no disponen de un formato estándar para cada producto en el que se detallen los requerimientos mínimos para producir.
Las configuraciones de máquina necesarias para producir cada uno de los productos son desconocidas por Administración y Oficina Técnica. Para ellos los productos son referencias numéricas por lo que no agrupan la producción por familias.
Administración no dispone de un método, actúan en función de resultados inmediatos. Apagan fuegos.

SOLUCIÓN

Estandarización y automatización del proceso de solicitud de pedidos. Los clientes rellenarán un formato estándar que eliminará las comunicaciones que actualmente Administración y Oficina Técnica tienen que realizar para solicitar la información faltante.
Canal de comunicación directo entre el departamento de Administración y de Producción. Se acuerda un formato estándar y se implanta un sistema de mejora continua.
Se desarrolla un catálogo de producto orientado por los objetivos estratégicos de la empresa agrupados por familia y por requerimientos de máquina.
Estudio y diseño de métodos de trabajo. Se eliminan aquellas tareas que no aportan valor al proceso. Se reducen errores y el lead time.

BENEFICIOS OBTENIDOS POR EL CLIENTE

Aumento de su capacidad de producción un 35%. Realizar bien los procesos de negocio a la primera provoca que fábrica produzca más y mejor.
Procesos de negocio automatizados y digitalizados. Permiten realizar las tareas a tiempo y con menos errores.
Eliminación de sobrecostes debidos a reprocesos y retrabajos. Los pedidos salen a planta ordenados. Se reducen las interrupciones y aumenta el tiempo útil de trabajo de la maquinaria.
Reducción Lead Time en un 78%.
Se reduce un 83% el tiempo de gestión de pedidos por parte de Administración.
La empresa se asegura que los pasos y las tareas del proceso se realizan siempre de la misma manera (de forma homogénea) aumentando la calidad del producto final y la satisfacción del cliente.