Servir a todos los clientes o todos los productos con la misma política de suministro y plazos es totalmente imposible. Cuanto más lo intentes, más probable será que incumplas tus compromisos de entrega. Además, incrementarás el coste de tus inventarios hasta perder la competitividad. Por tanto, surge la necesidad de separar y establecer políticas de suministro que sean realistas y viables.
El Ingeniero Horacio Durán en la introducción a su curso sobre «Gestión de Stocks de Almacenes», la expresa de la siguiente manera: El principal objetivo de la Gestión de Stocks es lograr un nivel de servicio al cliente razonablemente alto, asociado a una inversión de Stock razonablemente baja, con lo que se plantea un conflicto entre disponibilidad y Stock y se torna necesario encontrar un equilibrio entre estos factores conflictivos.
Qué nos dice el director comercial sobre servir los productos
- Hay que tener de todo y en cantidades importantes. Nunca se sabe cuándo vendrá el pedido de nuestra vida ni qué referencia (de las 5.000 de catálogo) pedirán.
- De lo contrario, no podemos vender y tendremos que cerrar.
- Necesito tener todas las referencias, con todas las variantes y posibilidades de personalización para poder vender los productos estándar.
- La competencia tiene de todo en inventario, más barato y sirve mejor.
- Si no sirvo cualquier referencia (por rara que sea) con total inmediatez, perderemos a todos los clientes, será el fin.
- Y, si se considera necesario y «por el bien de la empresa», los plazos de entrega que se establecieron internamente en función de las capacidades de la fábrica, no se respetarán.
- Cuanta más variedad de producto tengamos disponible y más cedamos a las presiones e imprevisiones de los clientes, más venderemos.
Bien, lo anterior, además de ser falso, es un indicativo de mediocridad comercial.
La empresa tiene que hacer un análisis de la demanda de sus productos:
- Cantidades que se piden.
- Regularidad o dispersión de la demanda.
Cuando de un artículo se puede obtener un comportamiento de la demanda predecible, es decir, un consumo medio y un nivel de dispersión sobre la media, entonces se puede disponer de un inventario del mismo.
Cuando intentamos hacer predicciones sobre algo impredecible sucederán dos cosas:
- Que adoptaremos unos compromisos con el mercado que no podremos cumplir.
- Que miles de artículos se quedarán en nuestro inventario con una rotación bajísima, ocupando espacio y recursos financieros para, posteriormente, quedar obsoletos.
Clasificación de la demanda
Una primera y sencilla clasificación es el ABC de productos. Aunque se puede profundizar más.
- Productos A:
- 10 % del catálogo.
- 65 % de las ventas.
- Productos B:
- 35 % del catálogo.
- 35 % de las ventas.
- Productos C:
- 50 % del catálogo.
- 10 % de las ventas.
El comportamiento de los productos correspondientes a esta clasificación puede ser:
- Producto Tipo A: Demanda predecible.
- Producto Tipo C: Demanda impredecible.
- Producto Tipo B:
- Debe ser analizado para cada caso.
- En general, demanda de producto final impredecible.
- Quizás se pueda obtener un modelo de comportamiento de los semielaborados.
Establecimiento de políticas de suministro para los productos
Los diferentes tipos de demanda obligan a establecer diferentes políticas de suministro, por ejemplo:
- Producto Tipo A:
- Se podría hacer inventario de producto final si el mercado pide inmediatez de entrega. Si no, se podría hacer inventario de semielaborado.
- Producción bajo demanda del almacén.
- Entrega: Inmediata.
- Producto Tipo B:
- En general, no se debe tener stock de producto final.
- Quizás se pueda disponer de stock de producto semielaborado.
- El montaje final se hace bajo demanda.
- Entrega: 6 días.
- Producto Tipo C:
- No se puede hacer inventario de producto final.
- Quizás se pueda hacer inventario de componentes de materias primas.
- Se produce exclusivamente bajo demanda.
- Entrega: 4 semanas.
- Producto Tipo D:
- Se puede crear otra categoría de productos tipo D.
- No se dispone de materia prima.
- Entrega: Consultar.
Como experiencia os diré que siempre que se propone algo así a la dirección de una empresa y esta lo consulta con el responsable comercial la respuesta es siempre la misma:
«IMPOSIBLE, PERDEREMOS A TODOS NUESTROS CLIENTES»
Luego investigas y resulta que a ti te piden mucho artículo tipo C porque la competencia se niega a servirlo en 24 horas. Entonces a ellos les piden el tipo A y a ti el producto complejo y singular.
Además, es engañarse porque:
¡ES IMPOSIBLE SERVIR TODO CON LA MISMA POLÍTICA!
Pero como nuestro compromiso es servirlo, surgen tensiones permanentes entre comercial y producción que, sencillamente, no tienen solución.
Fases del establecimiento de políticas de suministro
Las empresas que han pasado a dar diferentes políticas de servicio para diferentes clasificaciones de producto o partiendo de un modelo de servicio inmediato han pasado por las siguientes fases:
- Advertencias del Departamento Comercial de que la empresa tendrá que cerrar.
- Pérdida de algunos clientes por la nueva política.
- Regreso de los clientes porque en el mercado nadie lo hace como piden, éramos los únicos.
- Mejora del servicio inmediato en los productos tipo Cumplimiento REAL del compromiso de servicio: CLIENTES MÁS SATISFECHOS.
- Adopción de compromisos coherentes con la capacidad con productos B y C, por tanto, mejor servicio ya que no se generan unas expectativas que no se pueden cumplir.
- Reducción de Stocks y de obsoletos.
- Reducción del producto en curso.
- Reducción del Lead Time de producción.
- Aumento de los márgenes y mejora de la cuenta de resultados.
- Mejora de las relaciones internas.
Esto requiere de una gerencia que vigile y exija el cumplimiento de las políticas establecidas.
Conclusión
¿Qué es lo fácil? Crear una misma cadena de suministro para todos los productos, el problema está en que, por ejemplo, tener todos los artículos siempre disponibles en el almacén de producto terminado puede implicar un buen servicio al cliente. Es fácil, pero es muy caro, provoca lo siguiente:
- Almacenes muy grandes de los que hay que pagar alquileres o amortizaciones.
- Un elevado índice de obsoletos de los artículos de baja rotación.
- Costes financieros por tener un inmovilizado que no rota.
- En definitiva, provoca que el beneficio bruto de lo que se vende es menor que los costes indirectos que provoca el mantenimiento del almacén.
«Complicarse un poco» en este sentido compensa. Sí, los comerciales dirán que si no tenemos todo el catálogo en el almacén de producto terminado la empresa tendrá que cerrar y que ellos no podrán vender. Pues que no vendan, si lo que vendes aporta más costes que beneficios es mejor no vender.
Recordemos que la empresa está para obtener beneficios y no para vender, vender es un medio para obtener beneficios. Suena obvio, pero insisto: hay que vender con margen neto.
En conclusión, el establecimiento de políticas de suministro, implicará una reducción de inventarios y mejora del servicio que resultará en una mejora significativa de la cuenta de resultados.
