Efectos sin políticas en la fabricación de casetas prefabricadas

En este relato veremos cómo la ausencia de políticas genera múltiples interrupciones, errores, demoras en los plazos y una muy significativa pérdida de márgenes. También se verá con qué sencillez puede ser resuelto.

CREACIÓN DE POLÍTICAS EN INDUSTRIA DE DISEÑO DE CASETAS PREFABRICADAS: CasetaPRE.

Antecedentes

En primer luga, la empresa CasetaPRE tiene su proceso de negocio dividido en los siguientes pasos: comercial, oficina técnica, compras y construcción y montaje. La dinámica habitual en este proceso de negocio es la siguiente:

Los vendedores captan proyectos de casetas prefabricadas y tienen que conocer de los clientes cuáles son sus requerimientos para entregar la información a la oficina técnica. Estos últimos son los encargados de hacer el diseño de la caseta.
Aunque lo normal es que cada vendedor capte la información que el cliente le da, sin profundizar más en la necesidad de información. Por defecto, piensan que si el cliente no aporta más datos, es que no los tiene o que no son necesarios y que no se le debe molestar, bastante es que nos ha hecho un pedido.
Entonces pasan el pedido a oficina técnica para que desarrollen los cálculos y planos de detalle. En consecuencia, faltan datos de todo tipo: color de las ventanas, ancho de las puertas, requerimientos de altura libre, tipos de acabado, etc.
Toda esa información es necesaria para poder hacer el trabajo, por tanto, la oficina técnica intenta conseguirla. Debido a esto, oficina técnica llama a comercial, comercial llama al cliente, comercial llama a oficina técnica, la información sigue incompleta, oficina técnica llama a cliente, etc.
Así pues, la imagen que se da inspira muy poca confianza, el riesgo de cometer algún error aumenta exponencialmente, los costes de oficina técnica se disparan mientras que los plazos de entrega siguen corriendo.
A todo esto, el comercial, en su falta de rigor, no se ha ahorrado nada de trabajo. Por no cumplimentar bien la información le están friendo a llamadas, a él y a su cliente.
Pero lo peor está por contar. Como los plazos corren, se lanza la fabricación de la caseta para ir ganando tiempo. Al estar sin estar correctamente definida, enseguida surgen las dudas en el taller. Los operarios paran y los encargados van a la oficina técnica a preguntar por detalles que están sin aclarar.
Mientras que pueden, los operarios desarrollan sin medios sus propios detalles y acotación para poder seguir trabajando, a un coste mucho mayor que si los planos estuvieran totalmente definidos, claro.
Cuando la oficina técnica va teniendo por fin la información la va pasando al taller, con cuenta gotas. Puesto que una caseta los planos de instalaciones se ven afectados por la estructura, a veces la información llega demasiado tarde y hay que rehacer o bien planos o bien obra.
Esto anterior, claro, en el mejor de los casos, si no se detecta el error, la caseta se enviará mal al cliente y tendrán que hacerse reparaciones una vez entregada y con personal desplazado.
Además, hay que añadir a todo esto los costes de imagen.

Propuesta de solución para las casetas prefabricadas

Por tanto, para la mejora de la situación anteriormente descrita y de la competitividad se desarrolla un documento de política industrial, que afectará a todo el proceso de negocio y que servirá de base para establecer normas de comportamiento común del equipo de CasetaPre y para el desarrollo de procesos y procedimientos de trabajo.

Finalmente, los departamentos afectados por la política industrial serán:

Dirección general.
Departamento comercial.
Oficina técnica.
Fabricación.

Del departamento comercial:

Elaborarán un documento de alcance de requerimientos y prioridades de cliente que se entregará a la oficina técnica.
Para lo anterior hay un formulario de especificaciones que deberá ser cumplimentado.
El pedido no se cursará ni se enviará a oficina técnica hasta que comercial y el cliente hayan cumplimentado el formulario.
Por tanto, los plazos de entrega contarán a partir de que el cliente facilite la información completa de la caseta.

De la oficina técnica:

La oficina técnica no empezará a desarrollar los planos de una de las casetas prefabricadas hasta que el cliente/dpto. comercial haya entregado el formulario de alcance totalmente cumplimentado.
La oficina técnica no entregará trabajos a la fábrica hasta que no haya finalizado el desarrollo completo de la caseta.
Cada técnico no empezará a desarrollar un proyecto hasta que no haya finalizado el que tiene en curso. No habrá desarrollos en paralelo.

De la fábrica:

La fábrica no iniciará ninguna obra sin que esté la información y el despiece totalmente desarrollado. La fábrica no hará cálculos ni pruebas de medidas.
Antes de iniciar la obra habrá una reunión de lanzamiento con oficina técnica en la que se aclararán detalles.
La dirección de la fábrica no lanzará órdenes de trabajo a los trabajadores sin haber comprobado de manera fehaciente e inequívoca que los materiales están disponibles.
Todo trabajo que se inicie deberá continuarse hasta su finalización sin interrupciones. Por tanto, no se podrán dar órdenes de cambio de trabajo por presiones, hay que acabar lo que está en curso.