Metodologías ágiles de gestión de proyectos

Las metodologías ágiles (SCRUM, Kanban) te permitirán entregar valor al cliente de forma iterativa en periodos cortos de tiempo (AGILE).

ANTECEDENTES

¿Tus proyectos se retrasan? ¿Se producen sobrecostes? ¿Los errores se detectan muy tarde o los detecta el cliente?

Las metodologías secuenciales de gestión de proyectos son aquellas en las que una actividad se realiza inmediatamente después de la otra. Realizar una modificación, por pequeña e insignificante que sea, es dificil o incluso imposible ya que requiere realizar una replanificación de todo el proyecto. Si se mueve una actividad, se mueven todas (Típicas gráficas GANT).

Ejemplo: Construcción de la casa de tus sueños.

Expectativa

Semana 1. El arquitecto dibuja los planos
Semana 4. El aparejador traslada esos planos al terreno
Semana 5. La constructora hace las zanjas.

La secuencia descrita anteriormente representada en un diagrama GANT aporta sensación de control aunque la realidad sea muy distinta.

Ejemplo: Construcción de la casa de tus sueños.

Realidad:

Semana 2 (Primer retraso). El arquitecto te hace los planos cuando puede.
Semana 6 (Segundo retraso). El aparejador va a la obra cuando está por la zona.
Semana 12 (Tercer retraso). La constructora va a hacer las zanjas cuando acaba las 3 casas que tiene a medio acabar.

Resumen, el retraso acumulado representa más del doble del tiempo estimado de construcción y tienes suerte si no se producen sobrecostes.

¿QUÉ HA FALLADO?

No hay un objetivo común. Cada equipo (interno o externo) tiene sus prioridades y vela por el interés individual en lugar del interés colectivo. Ésta es la problemática común de muchas empresas, cada departamento tiene sus propios objetivos, independientemente de si están o no alineados con los objetivos estratégicos de la empresa. Eso genera pérdidas.

Ejemplo: El departamento Comercial vende gran cantidad de productos, pero Fábrica no está lista para producir ese gran volumen. Consecuencias: mal servicio al cliente, penalizaciones, mala imagen de marca, pérdida de clientes, sobrecostes y en algunos casos, cierre de la fábrica.

¿CÓMO SE PUEDE SOLUCIONAR?

Las metodologías ágiles ofrecen una nueva forma de trabajar que está orientada a aportar valor al cliente (interno o externo) en periodos muy cortos de tiempo, alineando al objetivo común los objetivos estratégicos de los diferentes participantes en el proyecto. El objetivo principal de estas metodologías es ofrecer al cliente lo que quiere y necesita en tiempo y forma.

La incorporación de flexibilidad y adaptabilidad es otro de los valores añadidos que ofrecen las metodologías ágiles (SCRUM, Kanban). Ejemplo: Un proyecto en el mes cero no tiene las mismas necesidades que puede tener en el mes tres porque habrá ciertos requisitos que al inicio del proyecto eran fundamentales, pero que en el mes tres, pasan a ser opcionales y viceversa. El mercado es cambiante y la capacidad de adaptación marca la diferencia.

Retomando el ejemplo de la casa, al inicio de la construcción el cliente solicita los azulejos del baño verdes, pero en el mes 5 de construcción decide que le gustan más los azulejos blancos. Si la metodología de trabajo utilizada es AGILE, y la construcción lo permite, los azulejos serán blancos porque el tiempo, esfuerzo y costes de esa tarea son los mismos para ambas elecciones.

Agilidad es otra de las múltiples bondades de AGILE. Es imprescidible responder de forma rápida a los cambios para satisfacer las necesidades de cada momento. La pandemia ha magnificado esta necesidad, hasta el punto de ser el factor que puede hacer que una empresa siga en el mercado o que desaparezca.